Übernehmen und antworten
Nehmen Sie eine Unterhaltung an oder treten Sie ihr bei und antworten Sie dem Besucher im Chat oder per E-Mail, bei Bedarf mit Dateien.
Öffnen Sie eine Unterhaltung im Posteingang. Die Schaltfläche oben und das Antwortfeld unten zeigen, was Sie als Nächstes tun können.
Bevor Sie starten
Auf der Seite Unterhaltungen eines Projekts antworten Sie mit der Projektrolle Admin oder Editor und als Eigentümer Ihrer Organisation. Im Posteingang antworten Eigentümer und Administratoren. Alle anderen sehen Nur Lesezugriff. Konversationsaktionen sind nicht verfügbar.
Eine Unterhaltung übernehmen
Welche Schaltfläche oben in der Unterhaltung steht, hängt von ihrem Stand ab:
| Schaltfläche | Wann | Was passiert |
|---|---|---|
| Annehmen | Eskaliert | Die Unterhaltung wird Ihnen zugewiesen. |
| Beitreten | Der Assistent antwortet noch, oder der Besucher Wartet | Sie übernehmen die Unterhaltung. |
| Lösen | Zugewiesen | Die Unterhaltung ist abgeschlossen und steht unter Gelöst. |
| Erneut öffnen | Gelöst | Die Unterhaltung ist wieder offen und Ihnen zugewiesen. |
Ist das Fenster schmal, zeigen die Schaltflächen nur ein Symbol. Der Name erscheint, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen.
Antworten können Sie, sobald die Unterhaltung Ihnen zugewiesen ist. Bis dahin steht im Antwortfeld, warum, und gleich daneben die passende Schaltfläche:
- Treten Sie dieser Sitzung bei, um zu antworten. mit Beitreten, solange der Assistent noch antwortet,
- Nehmen Sie diese Sitzung an, um zu antworten. mit Annehmen, wenn der Besucher nach Ihrem Team gefragt hat,
- Diese Sitzung wurde gelöst. mit Erneut öffnen, wenn die Unterhaltung gelöst ist,
- … betreut dieses Gespräch. mit Beitreten, wenn eine Kollegin oder ein Kollege sie schon betreut. Mit Beitreten übernehmen Sie sie.
Was mit dem Assistenten passiert
Sobald jemand aus Ihrem Team annimmt, beitritt oder die Unterhaltung zugewiesen bekommt, pausiert der Assistent in dieser Unterhaltung. Er pausiert auch, sobald der Besucher seine Daten hinterlassen hat. So antworten nie Assistent und Mensch durcheinander. Der Besucher sieht im Chat, wer beigetreten ist. Im Kopf der Unterhaltung zeigt ein durchgestrichenes Roboter-Symbol, dass der Assistent pausiert.
Möchten Sie die Unterhaltung an den Assistenten zurückgeben, wählen Sie Weitere Aktionen → KI fortsetzen. Der Besucher sieht dann Der Assistent ist wieder da und kann Ihre Fragen beantworten. Umgekehrt schalten Sie den Assistenten mit KI pausieren stumm, ohne die Unterhaltung zu übernehmen. Neue Nachrichten des Besuchers sehen Sie dann nur in der Liste. Eine Benachrichtigung dazu bekommt erst, wem die Unterhaltung zugewiesen ist.
Nach Lösen antwortet der Assistent in dieser Unterhaltung nicht mehr.
Wählen, wie Ihre Antwort ankommt
Über dem Antwortfeld wählen Sie einen von drei Reitern:
- Chat: Der Besucher sieht Ihre Antwort im Chatfenster. Mit Enter senden Sie, mit Umschalt + Enter beginnen Sie eine neue Zeile.
- E-Mail: Ihre Antwort geht als E-Mail an den Besucher. Der Reiter erscheint, sobald die Unterhaltung Ihnen zugewiesen ist, und funktioniert, sobald der Besucher eine E-Mail-Adresse hinterlassen hat. Bis dahin steht dort Besucher hat noch keine E-Mail-Adresse angegeben.
- Notiz: eine Nachricht, die nur Ihr Team sieht. Siehe Interne Notizen schreiben.
Im Antwortfeld fügen Sie mit / eine Schnellantwort ein, oder über den Blitz.
Lässt sich eine Antwort nicht senden, sehen Sie Ihre Antwort konnte nicht gesendet werden. Ihr Text wurde wiederhergestellt. Was Sie geschrieben haben, geht nicht verloren.
Per E-Mail antworten
- Wählen Sie über dem Antwortfeld E-Mail.
- An ist die Adresse des Besuchers. Der Betreff beginnt mit „Re: Ihre Unterhaltung“ und der Referenznummer, zum Beispiel Re: Ihre Unterhaltung (JEX-MIYUWG). Sie können ihn ändern.
- Schreiben Sie Ihre Antwort. Dateien hängen Sie bei Bedarf mit der Büroklammer an (siehe unten).
- Klicken Sie auf E-Mail senden.
Die E-Mail kommt vom Namen Ihres Widgets mit „(via Jexity Chat)“, zeigt die Referenznummer und ist mit dem Namen Ihres Widgets unterschrieben. Ihr eigener Name und Ihre Adresse stehen nicht darin: Gesendet als unter dem Antwortfeld zeigt nur Ihrem Team, wer gesendet hat.
Antwortet der Besucher auf Ihre E-Mail, geht seine Antwort per E-Mail an Ihre Adresse für Benachrichtigungen. Sie kommt nicht in den Posteingang zurück. Ohne diese Adresse erreichen Antworten Ihr Team nicht, legen Sie sie also zuerst fest.
In der Unterhaltung steht Ihre E-Mail zuerst als In Warteschlange, dann als Gesendet mit der Uhrzeit. Steht dort Fehlgeschlagen, klicken Sie auf Erneut versuchen. Der Besucher sieht Ihre E-Mails nicht im Chatfenster, und der Assistent liest sie nicht. Jede Person kann bis zu 20 E-Mails pro Stunde senden.
Dateien anhängen
Klicken Sie im Reiter Chat oder E-Mail auf die Büroklammer (Dateien anhängen). Es öffnet sich Dateien aus Medien anhängen:
- Filtern Sie nach Alle, Bilder oder Dokumente, oder suchen Sie eine Datei über ihren Tag in Medien.
- Haken Sie bis zu 4 Dateien an.
- Klicken Sie auf Fertig. Die Dateien stehen über dem Antwortfeld, bis Sie senden. Mit dem × entfernen Sie eine.
Ab dem Pro-Plan fügen Sie mit Hochladen eine Datei von Ihrem Computer hinzu. Sie wird in Medien gespeichert und an diese Antwort angehängt.
| Chat | ||
|---|---|---|
| Dateien pro Nachricht | bis zu 4 | bis zu 4 |
| Größe | bis 10 MB pro Datei | bis 10 MB pro Datei, zusammen bis 20 MB |
| Text nötig | nein, Dateien allein reichen | ja |
| Was der Besucher bekommt | Bilder und Dateikarten im Chatfenster | Anhänge der E-Mail |
Medien nimmt PDF-, DOCX-, TXT-, MD-, CSV-, PNG-, JPG-, WEBP- und GIF-Dateien an. Gewählte Dateien bleiben, wenn Sie zwischen Chat und E-Mail wechseln, und verschwinden, wenn Sie eine andere Unterhaltung öffnen. Wird eine Datei später in Medien gelöscht, steht in der Unterhaltung Datei nicht mehr verfügbar.
Alle Dateien einer Unterhaltung, vom Besucher oder von Ihrem Team, stehen in Details unter Medien und Dateien. Nachricht zeigen springt zu der Nachricht, mit der sie kamen.
Eine Nachricht zitieren
Um auf eine bestimmte Frage einzugehen, zeigen Sie mit der Maus auf die Nachricht des Besuchers und wählen Diese Nachricht zitieren. Sie können mehrere Nachrichten zitieren. Im Chat sieht der Besucher die Zitate über Ihrer Antwort, in einer E-Mail stehen sie unter Ihre Fragen. Mit Antwort abbrechen entfernen Sie ein Zitat.
Eine Antwort löschen
Zeigen Sie auf eine Antwort des Assistenten oder eine Chat-Antwort Ihres Teams und klicken Sie auf den Papierkorb (Antwort löschen). Sie wird sofort gelöscht, ohne Rückfrage. Löschen können Eigentümer, Administratoren und Projekt-Admins. Nachrichten des Besuchers, Notizen und E-Mails lassen sich nicht löschen.