Mitglieder einladen
Laden Sie Kollegen per E-Mail in Ihre Organisation ein, wählen Sie ihre Rolle und sehen Sie, wie sie die Einladung annehmen.
Kollegen arbeiten in Jexity Chat mit, sobald Sie sie in Ihre Organisation eingeladen und einem Projekt zugewiesen haben. Sie laden sie auf der Seite Mitglieder ein: in der Seitenleiste Ihrer Organisation unter Verwaltung → Mitglieder.
Bevor Sie starten
- Einladen können der Eigentümer und die Administratoren Ihrer Organisation.
- Jede Person und jede offene Einladung belegt einen Platz Ihres Tarifs. Der Free-Tarif hat 1 Platz, den des Eigentümers; dort können Sie niemanden einladen. Wie viele Plätze die anderen Tarife haben, steht unter Pläne.
Einladen
- Klicken Sie auf Mitglied einladen. Den Knopf gibt es oben auf der Seite und im Tab Einladungen; im Tab Mitglieder heißt er Einladen.
- Tragen Sie unter E-Mails eine oder mehrere Adressen ein, getrennt durch Komma oder Zeilenumbruch.
- Wählen Sie die Org-Rolle:
- Mitglied (voreingestellt): „Kann Projekten mit beliebiger Projektrolle zugewiesen werden.“
- Administrator: „Kann Mitglieder und Einstellungen verwalten.“
- Klicken Sie auf 1 Einladung senden (bei mehreren Adressen zum Beispiel 3 Einladungen senden).
Das Fenster schließt sich, und die Einladung steht im Tab Einladungen, mit der Zeit, die sie noch gilt.
Welche Rolle was darf, steht unter Rollen und Rechte. Zum Eigentümer können Sie niemanden einladen.
Danach: einem Projekt zuweisen
Ein neues Mitglied sieht nach dem Annehmen noch kein Projekt. Geben Sie ihm Zugriff, entweder auf der Seite Mitglieder der Organisation mit Projekte anzeigen oder auf der Seite Mitglieder des Projekts, siehe Zugriff auf ein Projekt geben. Das geht erst, wenn die Person die Einladung angenommen hat.
Ein Administrator sieht alle Projekte und kann ihre Mitglieder verwalten. Für Wissensdatenbank, Kontakte und Assistent eines Projekts braucht auch er dort eine Rolle.
Was die eingeladene Person bekommt
Die Person bekommt eine E-Mail mit dem Betreff Du wurdest eingeladen, … beizutreten und dem Knopf Einladung annehmen. Die E-Mail ist in der Sprache der Person geschrieben, die eingeladen hat.
- Sie klickt auf Einladung annehmen.
- Hat sie schon ein Konto bei Jexity Chat, meldet sie sich an und klickt auf Einladung annehmen. Mit Ablehnen lehnt sie ab.
- Hat sie noch kein Konto, registriert sie sich zuerst mit genau der Adresse, an die die Einladung ging. Danach findet sie die Einladung in ihrem Konto unter Einladungen und klickt auf Annehmen & öffnen, oder sie klickt den Link in der E-Mail noch einmal.
Annehmen funktioniert nur mit der E-Mail-Adresse, an die die Einladung ging.
Wenn Plätze fehlen
- Sind alle Plätze belegt, zeigt das Fenster Sitzplatzlimit erreicht statt des Formulars. Der Eigentümer sieht Plätze hinzufügen, das zur Abrechnung führt. Administratoren sehen den Hinweis, den Eigentümer um einen weiteren Platz zu bitten.
- Tragen Sie mehr Adressen ein, als Plätze frei sind, sagt das Fenster zum Beispiel Nur 2 Plätze sind verfügbar. Reduzieren Sie die Einladungsliste oder bitten Sie den Eigentümer, Plätze hinzuzufügen. Es wird dann keine Einladung gesendet.
- Einladungen kaufen nie automatisch Plätze dazu.
Fragen
Wie lange gilt eine Einladung?
48 Stunden. Wie lange sie noch gilt, steht im Tab Einladungen. Danach verschwindet sie aus der Liste, und der Platz ist wieder frei. Laden Sie die Person dann neu ein. Öffnet sie einen abgelaufenen Link, sieht sie Einladung nicht gefunden oder abgelaufen.
Wie nehme ich eine Einladung zurück?
Klicken Sie im Tab Einladungen bei der Einladung auf Widerrufen. Der Link in der E-Mail funktioniert dann nicht mehr.
Warum kam bei einer Adresse eine Fehlermeldung?
Schlägt eine Einladung fehl, nennt das Fenster die Adresse und den Grund, zum Beispiel 1 von 3 Einladungen fehlgeschlagen: …. Die anderen Einladungen wurden trotzdem gesendet. Meist ist die Person schon Mitglied oder schon eingeladen.
Die E-Mail ist nicht angekommen. Was nun?
Bitten Sie die Person, im Spam-Ordner nachzusehen. Hat sie schon ein Konto mit dieser Adresse, steht die Einladung auch in ihrem Konto unter Einladungen. Sonst widerrufen Sie die Einladung und laden Sie sie neu ein; prüfen Sie dabei die Schreibweise der Adresse.
Kann jemand zu mehreren Organisationen gehören?
Ja. Wer in mehrere Organisationen eingeladen ist, wechselt zwischen ihnen über den Namen der Organisation oben in der Seitenleiste.